ارکان تنظیم اسناد رسمی چیست؟
اسناد در زمان تنظیم، مثل سایر جهات و دلایل دیگر با موانعی مواجه می شوند از جمله این که ارکان تنظیم این اسناد که مربوط به مامورین و صلاحیت آن ها و یا عدم رعایت مقررات قانونی می باشد رعایت نگردد، که این امر باعث از رسمیت افتادن سند تنظیم شده می شود. اسناد در مراحل مختلف ممکن است مورد محدودیت قرار گیرند یکی از این مراحل ، مرحله تنظیم اسناد می باشد.
در مرحله تنظیم سند رعایت ارکان تنظیم سند همچنین قوانین ماهوی و شکلی در تنظیم اسناد حیاتی می باشد به طوری که اگر هر یک از این ملاک ها در نگارش و تنظیم اسناد رعایت نشود رسمیت خود را از دست می دهد و ممکن است عنوان سند عادی پیدا نماید. ما در این مقاله به بیان ارکان مهم تنظیم اسناد رسمی و اثرات فقدان وجود آن ها می پردازیم.
ضرورت رعایت ارکان تنظیم سند
ارکان تنظیم سند رسمی در ماده 1287 قانون مدنی آمده است. اصولا اسناد رسمی با وجودی که از نظر مقنن و کاربرد ان ها دارای ارزش و اعتبار زیادی هستند و قانون گذار همواره ان ها را مورد حمایت خویش قرار داده است اما مواردی پیش می آید که اعتبار این اسناد مخدوش و دچار تزلزل می گردد و برای اسناد رسمی مسائلی پیش می آید که آن ها را از اعتبار می اندازد و ممکن است این عدم اعتبار یا ایجاد محدودیت مربوط به زمان تنظیم سند باشد که در این جا برایتان توضیح می دهیم.
هم چنین می توانید در صورت نیاز یک سر به مقاله تعهد ارزی چیست بزنید:)
ضرورت تنظیم سند توسط مامور رسمی
مطابق ماده 1287 قانون مدنی سند در صورتی رسمی است که مستقیما توسط مامور رسمی در مدت ماموریت او تنظیم شود. مامور رسمی نیز کسی است که از طرف مقامات صلاحیت دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده است. مامور در حین تنظیم سند باید حاضر باشد تا بتواند دقیقا مراقب نحوه تنظیم سند باشد اما اگر مثلا سندی را یکی دیگر از مامورین تنظیم کند و اظهار کننده یا اعلام کننده در غیاب مامور مامور رسمی مربوطه آن را امضا کند و پس از دقایقی مامور رسیده و سند را امضا نماید. این سند قانونا سند رسمی محسوب نمی شود.
همچنین اگر سند بوسیله ماموری که در حین مرخصی یا ماموریت بوده و یا از خدمت منفصل شده باشد تنظیم شود این سند رسمی محسوب نمی شود هر چند که از رسمی نبودن مامور مربوطه مطلع نباشد. زیرا وی دارای سمتی نیست که بتواند سند رسمی را تنظیم نماید.
صلاحیت مامور رسمی تنظیم کننده سند
از موارد دیگری که طبق مفاد ماده 1287 قانون مدنی تنظیم سند رسمی با محدودیت مواجه می شود آن است که مامور تنظیم کننده با جمیع شرایط، دارای صلاحیت جهت تنظیم سند باشد. بنابراین مامور رسمی وقتی می تواند مبادرت به تنظیم سند نماید که قانونا این صلاحیت را داشته باشد ولی گاهی اوقات ممکن است قانون به عللی مامور رسمی را از تنظیم برخی اسناد منع نماید حال اگر مامور مربوطه بدون رعایت موارد منع شده مبادرت به تنظیم سند نماید، سند رسمی رسمی نخواهد بود و برابر مقررات قانون مدنی در حکم اسناد عادی است.
صلاحیت مامور رسمی به دو نوع می باشد: صلاحیت ذاتی و صلاحیت نسبی
صلاحیت ذاتی یعنی نوع کاری که به او قانونا واگذار شده است. به عبارت دیگر صلاحیت به این که ماموری بر طبق قانون یک دسته از اسناد را تنظیم می کند و دیگر مامورین چنین صلاحیتی را ندارند. به عنوان مثال سردفتر با دریافت حکم سردفتری از نظر صلاحیت ذاتی فقط می تواند اسنادی که مطابق قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر گردیده تنظیم و ثبت نماید. بنابراین وی فاقد هرگونه صلاخیت برای تنظیم اسناد سجلی که وظیفه مامور ثبت احوال است می باشد زیرا این اختیار به وی داده نشده است.
بیشتر بخوانید:
تأثیر فناوری بلاکچین بر حقوق بانکی و امنیت مالی
عدم صلاحیت نسبی یا محلی مامور رسمی نیز باعث جلوگیری از نفوذ و اعتبار سند می شود. صلاحیت محلی مامور ناشی از شخصیت او نیست بلکه منحصرا ناشی از انتساب او به آن امر است. به همین دلیل ماموری که در ناحیه معینی به انجام آن منصوب شده است اصولا در خارج از حوزه آن مخل هیچگونه سمت و صلاحیتی ندارد و لذا در صورتی که مبادرت به تنظیم سند کند آن سند رسمیت نخواهد داشت مثلا مامور ثبت احوال یک حوزه فقط می تواند برای مراجعات آن حوزه سند تنظیم و شناسنامه صادر نماید و در خارج از آن حوزه هیچ نقشی ندارد وگرنه سند صادره خارج از صلاحیت محلی مامور صادر شده است و رسمی به شمار نمی رود.
هم چنین اگر در ابلاغ حکم یک سردفتر حوزه فعالیت در تهران قید شده باشد او فقط می تواند در حوزه تهران مبادرت به تنظیم سند نماید و اگر او از تهران خارج شود و مثلا به قم برود و دفاتر خود را به آن جا ببرد و سندی را تنظیم نماید سند تنظیم شده رسمی نیست اما اگر طرفین معامله از قم به تهران بیایند و بخواهند در دفترخانه ای واقع در تهران سندی را تنظیم نمایند این امر اشکالی ندارد حتی اگر سند تنظیمی آن ها مربوط به ملکی واقع در شهرستان قم باشد.
عدم رعایت تشریفات قانونی
برای رسمی محسوب شدن سند، رعایت یک سری تشریفات قانونی در تنظیم سند لازم است که عدم رعایت آن ها سند را عادی می نماید. مقررات قانونی که سند باید با آن موافق باشد اعم است از مقررات مربوط به قوانین شکلی و ماهوی و مقررات مربوط به نظم عمومی یا اخلاق حسنه. همه مامورین سازمان های دولتی و خدمات عمومی که ماموریت تنظیم اسنادی را بر عهده دارند باید طبق قانون و شرایط و مقررات پیش بینی شده برای تنظیم سند مبادرت به انجام وظیفه نمایند والا مسئولیت دارند.
دو دسته تشریفات برای تنظیم سند رسمی لازم است: 1- تشریفاتی که عدم رعایت آن ها سند را از رسمیت خارج می کند و 2- تشریفاتی که عدم رعایت آن ها سند را از رسمیت خارج نمی کند.
از جمله تشریفاتی که عدم رعایت آن، سند را از رسمی بودن خارج می کند عدم احراز هویت متعاملین از سوی سردفتر است. اگر سردفتر در هویت یکی از طرفین تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص مورد اعتماد و شهود بصورت حضوری، هویت آن ها را تصدیق نموده و امضا نمایند. تنظیم اسناد رسمی مستلزم ارائه کارت ملی است ولی با این حال اگر سردفتر علیرغم ملاحظه کارت ملی، در احراز هویت طرفین سند شک داشته باشد باید شهود و معتمد معرفی گردد در غیر این صورت نباید سند تنظیم شود.
همچنین در مورد اشخاص بی سواد، حضور یک نفر باسواد که مورد اعتماد شخص بی سواد است لازم بوده و می بایست وی، مفاد سند را برای بیسواد بخواند و رضایت او را اخذ و اثر انگشت او توسط سردفتر ثبت گردد.
از جمله تشریفاتی که عدم رعایت آن ها سند را از رسمیت خارج نمی کند عدم رعایت مقررات راجع به حق تمبر (حق الثبت و حق التحریر) است که در صورت عدم رعایت؛ برای سردفتر تخلف است و موجب تضرر طرفین معامله نمی شود.
کلام آخر
ما در نیکو وکیل به این مقاله به ارکان تنظیم اسناد رسمی اشاره کردیم و ضمانت اجرای آن را توضیح دادیم. در مقالات بعدی به محدودیت های استفاده از اسناد رسمی و تعرض به آن ها اشاره خواهیم نمود. پس با ما باشید، هم چنین در صورت نیاز به مشاوره بیشتر می توانید به صفحه وکیل بانکی در تهران و وکیل بانکی در کرج سر بزنید
نرگس صفرزاده
موسس مجموعه نیکو وکیل، وکیل پایه یک دادگستری، با بیش از 20 سال سابقه وکالت در زمینه دعاوی بانکی ، تجاری و...
کانال های آموزشی ما
مقاله های برتر
نقش وکیل در دعوای الزام به تنظیم سند رسمی وکیل ملکی یا وکیل ثبتی، که در جامعه به آن مشهور است، تخصص خاصی در حقوق
تأثیر فناوری بلاکچین بر حقوق بانکی و امنیت مالی تقریباً دو دهه از ظهور ارزهای دیجیتال و فناوری بلاک چین می‌گذرد، که بهتأثیر فناوری بلاکچین
بررسی چالش‌های حقوقیِ داوری در قراردادهای بین‌المللی داوری به عنوان یکی از روش‌های حل و فصل اختلافات، جایگاه ویژه‌ای در قراردادهای بین‌المللی دارد. با وجود